Het digitaal identificatieformulier (e-IDF) uitgelegd

Wat is een identificatieformulier?

Het identificatieformulier (IDF) is het document dat verplicht meereist met een afvaltransport. Het identificeert alle betrokken partijen — afvalstoffenproducent, inzamelaar/handelaar/makelaar (IHM), vervoerder en verwerker — en beschrijft de afvalstoffen zelf.

Sinds 1 januari 2023 moet het formulier digitaal zijn en afgeleverd worden door een systeem dat door OVAM is goedgekeurd (vandaar e-IDF). Sinds 1 januari 2024 wordt op het ontbreken ervan ook effectief beboet.

Welke gegevens moeten erin staan?

Een identificatieformulier bevat minstens:

• Een uniek volgnummer en de datum van het vervoer
• Identificatienummer, naam en adres van de vestiging van de producent
• Het adres van verzending van de afvalstoffen
• De gegevens van de IHM, de vervoerder en de vestiging van de verwerker
• De aard van de verwerking (R- of D-code)
• De omschrijving en EURAL-codes van de afvalstoffen
• De hoeveelheid per afvalstof, in ton

Voor gevaarlijke afvalstoffen komen daar onder meer de verwerkingstechniek, de chemische samenstelling, de fysische eigenschappen, het type en aantal verpakkingen en bijzondere transportinstructies bij.

Wie doet wat?

De IHM — of de producent die zelf regelingen treft — stelt het formulier op. Vóór vertrek wordt het volledig ingevulde formulier via het erkende systeem ondertekend door wie de regeling treft. De vervoerder registreert de start van het transport en later de afgifte van de afvalstoffen. Op de bestemming dateert de verwerker het formulier en tekent hij voor ontvangst.

Hoelang bewaren?

De IHM, de verwerker en de afvalstoffenproducent bewaren elk het volledig ingevulde identificatieformulier minimaal vijf jaar. In een digitaal systeem gebeurt die archivering automatisch — elk formulier blijft raadpleegbaar voor controles en audits.

Naast het e-IDF: wat moet er nog mee aan boord?

Het identificatieformulier vervangt andere transportdocumenten niet. Afhankelijk van het transport zijn daarnaast CMR-vrachtbrieven, documenten voor bodemmaterialen of handelsdocumenten voor dierlijke bijproducten verplicht. Voor grensoverschrijdend transport gelden de EVOA-procedures (kennisgeving of Bijlage VII), en vanaf 21 mei 2026 het Europese DIWASS-systeem voor kennisgevingsplichtige transporten.