Software voor het digitaal identificatieformulier

Waarom u erkende software nodig heeft

Sinds 1 januari 2023 moet een identificatieformulier in Vlaanderen digitaal zijn en afgeleverd worden door een systeem dat OVAM heeft goedgekeurd. Sinds 1 januari 2024 wordt op het ontbreken ervan beboet. Een pdf of een formulier in uw eigen ERP volstaat dus niet, tenzij dat systeem zelf door OVAM is goedgekeurd.

De plicht ligt bij de inzamelaar, handelaar of makelaar (IHM), of bij de afvalstoffenproducent die zelf regelingen treft. Ook een transport dat maar deels door Vlaanderen rijdt, heeft een digitaal formulier nodig.

Wat erkende software moet kunnen

OVAM keurt systemen goed op basis van de voorwaarden in VLAREMA (onderafdeling 6.1.5). In de praktijk betekent dat onder meer:

• Alle verplichte gegevens: partijen, adres van verzending, EURAL-codes, verwerkingswijze en hoeveelheden
• Ondertekening vóór vertrek door wie de regeling treft
• Registratie van start en afgifte door de vervoerder, en ontvangstbevestiging door de verwerker
• Archivering: IHM, verwerker en producent moeten elk formulier minstens vijf jaar bewaren
• Sinds 15 augustus 2026: interoperabiliteit met andere goedgekeurde systemen via het IOP van OVAM

Zo werkt FormDesk

FormDesk bestaat uit een web-app voor kantoor en de FormDesk Driver App voor chauffeurs, die u op smartphone of tablet installeert.

• Formulieren aanmaken met automatische validatie van de verplichte velden
• Bedrijfsgegevens automatisch aanvullen via de KBO
• Ophaallocaties zonder adres vastleggen via GPS-coördinaten
• Digitale handtekeningen: alle partijen ontvangen automatisch een ondertekeningsverzoek per e-mail
• MATIS-rapportage vanuit uw formuliergegevens
• IRIS-deelnemer: klaar voor het IOP
• Export naar Excel of PDF, met een volledige audittrail

Wat kost het?

U betaalt €0,12 per aangemaakt formulier, via een prepaid tegoed. Er is geen abonnement, geen opstartkost en geen limiet op het aantal gebruikers. Wie 250 formulieren per maand maakt, betaalt dus €30 per maand. Alle koppelingen zijn inbegrepen.

Waarop let u bij het kiezen van software?

Zet deze vragen naast elkaar bij elk systeem dat u overweegt:

• Staat het systeem op de lijst van OVAM, en op die van Leefmilieu Brussel als u ook in Brussel werkt?
• Is het klaar voor het IOP, zodat klanten en verwerkers in hun eigen systeem kunnen blijven werken?
• Hoe verloopt de MATIS-rapportage?
• Betaalt u per formulier of een vast abonnement, en past dat bij uw volume?
• Kunnen chauffeurs en externe partijen vlot digitaal tekenen?