Logiciel pour le formulaire d'identification numérique

Pourquoi un logiciel agréé est nécessaire

Depuis le 1er janvier 2023, un formulaire d'identification en Flandre doit être numérique et délivré par un système approuvé par l'OVAM. Depuis le 1er janvier 2024, son absence est sanctionnée. Un PDF ou un formulaire dans votre propre ERP ne suffit donc pas, sauf si ce système est lui-même approuvé par l'OVAM.

L'obligation incombe au collecteur, négociant ou courtier (IHM), ou au producteur de déchets qui prend ses propres dispositions. Un transport qui passe même partiellement par la Flandre nécessite aussi un formulaire numérique.

Ce qu'un logiciel agréé doit faire

L'OVAM approuve les systèmes sur la base des conditions du VLAREMA (sous-section 6.1.5). En pratique, cela signifie notamment :

• Toutes les données obligatoires : parties, adresse d'expédition, codes EURAL, mode de traitement et quantités
• La signature avant le départ par celui qui prend les dispositions
• L'enregistrement du départ et de la remise par le transporteur, et la confirmation de réception par l'opérateur de traitement
• L'archivage : l'IHM, l'opérateur de traitement et le producteur conservent chaque formulaire au moins cinq ans
• Depuis le 15 août 2026 : l'interopérabilité avec les autres systèmes approuvés via l'IOP de l'OVAM

Comment fonctionne FormDesk

FormDesk se compose d'une application web pour le bureau et de la FormDesk Driver App pour les chauffeurs, à installer sur smartphone ou tablette.

• Création de formulaires avec validation automatique des champs obligatoires
• Données d'entreprise complétées automatiquement via la BCE (KBO)
• Enregistrement des lieux de collecte sans adresse via coordonnées GPS
• Signatures numériques : toutes les parties reçoivent automatiquement une demande de signature par e-mail
• Déclaration MATIS à partir des données de vos formulaires
• Participant IRIS : prêt pour l'IOP
• Export vers Excel ou PDF, avec une piste d'audit complète

Combien ça coûte ?

Vous payez €0,12 par formulaire créé, via un crédit prépayé. Pas d'abonnement, pas de frais de démarrage, pas de limite d'utilisateurs. Avec 250 formulaires par mois, vous payez donc €30 par mois. Toutes les intégrations sont incluses.

Comment choisir un logiciel ?

Posez ces questions pour chaque système envisagé :

• Le système figure-t-il sur la liste de l'OVAM, et sur celle de Bruxelles Environnement si vous travaillez aussi à Bruxelles ?
• Est-il prêt pour l'IOP, afin que clients et opérateurs de traitement restent dans leur propre système ?
• Comment se fait la déclaration MATIS ?
• Payez-vous par formulaire ou un abonnement fixe, et cela correspond-il à votre volume ?
• Les chauffeurs et les parties externes peuvent-ils signer facilement ?